Първоначално Project 4.0 е разработена за нуждата на фирма, работеща в една от най-големите корабостроителници в Германия. Развивана е и е усъвършенствана под въздействието на германските изисквания за иновации и качество.
Разработването на система за управление в бранш Корабостроене е огромно предизвикателство поради обстоятелството, че се работи на много отдалечени едно от други места, изисква се постоянно движение на персонал от един обект към друг и контрола върху това движение и извършената работа е сериозно предизвикателство. Едно е да се разработи и въведе система за контрол за работа в офис или в хале, където всичко е групирано на едно място и съвсем друго е система за контрол върху халета пръснати на разстояние едно от друго, с непрекъснато движение на персонал между тях и с непрекъснато променяща се и динамична производствена структура, каквото е корабостроенето.
С времето това доведе до разработване на система за управление на проектите, която е толкова точна и прецизна, че е в състояние да извърши в реално време подробен анализ на всеки един производствен процес до последният детайл, включително и на производителността на най - важния фактор в едно производство - ЧОВЕКЪТ!
Първият проблем, който системата трябваше да разреши е точното проследяване на вложените часове по Проекти.
Обикновенно работата по различните Проекти се застъпва в различни месеци. Това прави финансовото проследяване на резултата от тази работа трудно, ако няма точна статистика колко точно е вложения труд по всеки един Проект.
Например Проект А, Б и В са започнати заедно, но Проект А е приключил в рамките на първия месец, а Проект Б и Проект В в следващия.
Фактурира се след приключване на работата по Проекта.
В Месец 1 е работено по Проекти А, Б и В, но се фактурира само Проект А. Разходите са за работата по трите проекта, но приходите са само от единия. Обект А е приключен успешно и в рамките на планираните часове, Проект Б е реализирал преразход на планираните часове, а Проект В е бил направен за точно планираното време.
След работата първия месец изглежда, че фирмата е на минус, защото фактурираната стойност не отговаря на вложените часове, втория месец изглежда, че е на плюс въпреки, че това не е така за всички проекти.
Това са само 3 проекта. А когато се изпълняват 10 Проекта едновременно, започващи по различно време, с различна продължителност и различен резултат?
С течение на времето разработихме система, която не само проследява вложените работни часове по различните Проекти, но е и в състояние да детайлизира изпълнението до най-малката операция:
- Да проследи, кой, кога и къде е работил.
- Да отчете точно резултата от работата
- Да анализира кой е допуснал грешки и кой се е справил добре
- Да анализира кой е свършил поставената задача за планираните часове и кой не
- Да изготви сумарен анализ на текущия резултат по месеци и по години.
Внедряването на Project 4.0 доведе до изключително точно отчитане на вложените работни часове, което пък спомогна за изготвяне на точни и безпристрастни анализи на производителността на всеки един служител. Друга много важна полза беше още по-точното остойностяване на всяка една работна операция като време и разход за фирмата.
Крайният резултат - чувствително повишаване на производителността, а оттам и печалбата за фирмата, надвишаващи многократно разходите за използването на Project 4.0.
С настъпването на Пандемията от Ковид 19 и усложняването на икономическата обстановка стана ясно, че ще оцелеят само най-приспособимите. Само тези които оптимизират процесите си така, че да се справят с нововъзникналите икономически предизвикателства.
За да обясним какво имаме в предвид ще дадем следния пример:
Постъпва нов работник на работа. Той е пушач. Пита бъдещия си работодател до колко цигари на ден му е разрешено да пуши. Нормално отговора би трябвало да бъде: "По николко!". Но всички сме хора, част от нас също пушат или са били бивши пушачи. Всички сме хора и желаем да постъпваме човешки с разбиране.
Може да отговорим: "2-3 цигари стига да не прекаляваш не са проблем". Без да се запитаме кой пушач пуши само по 2-3 цигари на ден. Без да си даваме сметка, че щом сме разрешили 2-3 то работника ще пуши поне 6-10. В условията на Пандемия при изискванията за дистанциране на определените места за пушене вече не може да се събират много хора, тоест съответния работник ще трябва да изчака докато му дойде реда да запали една цигара с евентуално кафе. Тоест, времето от средно 10 минути за една цигара се удвоява, става 20.
20 минути по средно 6 цигари = 120 минути
Тоест от средно 8 часов работен ден съответния служител не работи 2 часа, но те му се заплащат от работодателя.
При средно 20 работни дни по 2 часа = 40 часа на месец.
Да продължим наблюдаваната реална ситуация нататък. Половината служители в една фирма от средно 30 човека пушат, а другата половина не.
Тоест 15 х 2 часа на ден = 30 часа на ден или 600 часа на месец
Добре, но въпроса е дали другите 15 служителя, които не пушат и виждат, че колегите им се отклоняват от работа, но въпреки това са еднакво заплатени с тях ще бъдат щастливи те да работят по 8 часа и да бъдат платени за 8 часа работа, докато колегата до тях работи реално 6 часа, а е заплатен за 8. Логично е да кажат: "След като той пуши, аз пък ще си почивам просто!".
Така, да направим калкулацията отново: 30 работника х 2 часа на ден = 60 ч. на ден х 20 работни дни = 1200 работни часа загуба на месец
Това са платени, но неотработени часове. Тоест при средни работни часове за един месец 160 следва, че вие плащате 7,5 заплати за нищо. Ами осигуровките, ами отпуските, работното облекло и другите съпътстващи разходи за близо 8 човека от 30, които нищо не правят? И това само защото сме добри хора. Това означава, че работата която добреди сте вършили с 30 работника, сега ще вършите с 22. Вие избирате.
И при загуба на работно време не говорим само за цигари. Всички знаем още колко възможности за отклонение от работните задължения има, и всички сме чували оправдания от сорта на - не ме гледай колко почивам, важно е какво съм свършил, аз моите задължения съм си ги изпълнил. Да ама не.
Project 4.0 Ви дава възможност за пълен контрол на спазването на работното време и нещо повече - за реално отчитане на наистина изработените часове.
Project 4.0 извършва средностатистически анализ на производителността на всеки един работник спрямо работеното от него време по съответните задачи и получения резултат. Системата може много точно да каже, кой наистина си изпълнява задълженията както трябва и кой не. Кой заслужава поощрение и кой не.
Въвеждането на Project 4.0 води до чувствително увеличаване на реално отработеното време, до минимизиране на заплатените, но "изпушени" часове, до точна оценка на работата на всеки служител. Всичко това носи сериозно нарастване на производителността на труда, а оттам и на печалбата за фирмата, толкова жизнено необходима в тези трудни времена.
Project 4.0 in English
Projekt 4.0 auf Deutsch
Project 4.0 на Български